Hausverwaltung wechseln: Ablauf, Fristen und Checkliste

Anrufe laufen ins Leere, die Abrechnung kommt Monate zu spät, und wofür Sie eigentlich zahlen, bleibt unklar: Wenn die Hausverwaltung mehr Arbeit macht, als sie abnimmt, ist ein Wechsel oft die richtige Entscheidung. Der Weg dorthin unterscheidet sich deutlich, je nachdem ob Sie ein Mietshaus besitzen oder Teil einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) sind. Wir zeigen, welche Fristen gelten, wie die Übergabe gelingt und worauf Sie bei der neuen Verwaltung achten sollten.

Wann ist ein Wechsel der Hausverwaltung sinnvoll?

Ein Wechsel ist sinnvoll, wenn die Verwaltung ihre Kernpflichten dauerhaft vernachlässigt: Sie ist schlecht erreichbar, Abrechnungen kommen verspätet oder Kosten sind nicht nachvollziehbar. Auch verschleppte Reparaturen, nicht umgesetzte Beschlüsse und fehlende Belege sprechen für einen Wechsel, wenn sie sich über Monate wiederholen. Einzelne Fehler passieren in jedem Büro. Ein Muster aus Schweigen, Verzögerung und Intransparenz dagegen kostet Sie als Eigentümer auf Dauer bares Geld.

Typische Warnsignale:

• Unerreichbarkeit: Anrufe und E-Mails bleiben über Wochen unbeantwortet, ein fester Ansprechpartner fehlt. Ein häufiger Wechselgrund.
• Verspätete Abrechnungen: Beim Mietshaus besonders riskant, denn die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Verpasst die Verwaltung diese Frist, sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen, und Sie bleiben auf den Kosten sitzen.
• Intransparente Kosten: Sonderleistungen tauchen ohne klare Vereinbarung auf der Rechnung auf, Belege fehlen, die Abgrenzung zur Grundvergütung bleibt offen.
• Stillstand im Objekt: Reparaturen werden verschleppt, Beschlüsse der Eigentümerversammlung nicht umgesetzt, das Mahnwesen läuft nicht.

Wie kündigen Sie die Mietverwaltung für Ihr Mietshaus?

Beim Mietshaus ist der Verwalterwechsel eine rein vertragliche Frage zwischen Ihnen und der Verwaltung, einen besonderen Grund brauchen Sie für die ordentliche Kündigung nicht. Maßgeblich sind Laufzeit und Kündigungsfrist im Verwaltervertrag, üblich sind 3 Monate zum Vertragsende; bei schweren Pflichtverletzungen kommt zusätzlich eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund in Betracht.

Prüfen Sie zuerst Ihren Verwaltervertrag: Wie lange läuft er, verlängert er sich automatisch, welche Frist gilt? Kündigen Sie schriftlich und lassen Sie sich den Zugang bestätigen. Ein wichtiger Grund liegt zum Beispiel vor, wenn über lange Zeit keine Abrechnungen erstellt oder Gelder nicht ordnungsgemäß verwaltet werden. Dokumentieren Sie solche Pflichtverletzungen vorab schriftlich, idealerweise mit Fristsetzung.

Ihre Mieter müssen dem Wechsel nicht zustimmen. Informieren Sie sie aber rechtzeitig über die neue Verwaltung, deren Kontaktdaten und ein eventuell neues Konto für die Mietzahlungen. Übrigens: Die Kosten der Mietverwaltung tragen Sie als Eigentümer selbst, auf Wohnraummieter sind sie nicht umlegbar (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV).

Wie läuft der Verwalterwechsel in einer WEG ab?

In der WEG wechseln Sie den Verwalter über zwei Beschlüsse der Eigentümerversammlung: Abberufung der alten und Bestellung der neuen Verwaltung, jeweils mit einfacher Mehrheit. Seit dem WEMoG kann der Verwalter jederzeit abberufen werden, ein wichtiger Grund ist dafür nicht mehr erforderlich (§ 26 Abs. 3 WEG).

Das WEMoG, in Kraft seit dem 1. Dezember 2020, hat den Wechsel deutlich vereinfacht. Die Abberufung wirkt sofort, der Verwaltervertrag endet spätestens 6 Monate danach. Bis dahin kann die Gemeinschaft längst eine neue Verwaltung bestellt haben, sodass keine Lücke entsteht. Für die Neubestellung gilt: höchstens 5 Jahre, bei der Erstbestellung nach Begründung der WEG höchstens 3 Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG).

Praktisch heißt das: Klären Sie zuerst, ob eine Mehrheit der Eigentümer den Wechsel trägt. Holen Sie 2 bis 3 Vergleichsangebote ein und lassen Sie Abberufung und Neubestellung als Tagesordnungspunkte aufnehmen, notfalls über eine außerordentliche Versammlung.

Worin unterscheidet sich der Wechsel bei Mietverwaltung und WEG?

Der zentrale Unterschied liegt in der Entscheidung: Beim Mietshaus kündigen Sie allein einen Vertrag, in der WEG entscheidet die Gemeinschaft per Mehrheitsbeschluss. Auch die Fristen folgen anderen Regeln, beim Mietshaus dem Verwaltervertrag, in der WEG dem Gesetz mit der 6-Monats-Grenze nach der Abberufung.

Wie sieht der Ablauf mit Zeitschiene aus?

Planen Sie für einen geordneten Wechsel insgesamt 3 bis 6 Monate ein, von der ersten Vertragsprüfung bis zur abgeschlossenen Übergabe. Die Reihenfolge ist entscheidend: erst die neue Verwaltung auswählen, dann kündigen oder abberufen, und für die vollständige Übergabe noch einmal 4 bis 8 Wochen reservieren. So entsteht keine Lücke in der Betreuung Ihres Objekts.

1. Monat 1: Vertrag und Fristen prüfen, Mängel der bisherigen Verwaltung schriftlich dokumentieren. In der WEG: Stimmung unter den Eigentümern klären.
2. Monat 1 bis 2: 2 bis 3 Angebote neuer Verwaltungen einholen, Leistungskatalog und Vergütung vergleichen, Referenzen aus der Region erfragen.
3. Monat 2 bis 3: Mietshaus: schriftlich kündigen. WEG: Abberufung und Neubestellung auf die Tagesordnung setzen und beschließen.
4. Monat 3 bis 4: Neuen Verwaltervertrag schließen, Kontovollmachten und Zugänge regeln, Mieter beziehungsweise Eigentümer informieren.
5. Monat 4 bis 6: Übergabe aller Unterlagen, Konten, Kautionen und Schlüssel mit Protokoll. Offene Vorgänge wie Versicherungsfälle gezielt nachhalten.

Klären Sie bei der Übergabe ausdrücklich, wer den angebrochenen Abrechnungszeitraum abrechnet. Wegen der 12-Monats-Frist aus § 556 Abs. 3 BGB darf dieser Punkt nicht zwischen alter und neuer Verwaltung hängen bleiben.

Welche Unterlagen gehören in die Übergabe-Checkliste?

Die bisherige Verwaltung muss alle objektbezogenen Unterlagen und Werte herausgeben: Mietverträge, Abrechnungen samt Belegen, Kontounterlagen, Kautionen und Schlüssel, bei einer WEG zusätzlich Beschlusssammlung und Versammlungsprotokolle. Ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Streitpunkte besteht daran grundsätzlich nicht, auch nicht bei Streit über die letzte Abrechnung oder offene Honorare. Arbeiten Sie die Übergabe mit einem schriftlichen Protokoll ab und bestätigen Sie nur, was tatsächlich vorliegt.

Verträge und Rechtliches

• Mietverträge mit allen Nachträgen und Übergabeprotokollen der Wohnungen
• Dienstleister- und Wartungsverträge (Heizung, Aufzug, Winterdienst, Hausmeister)
• Versicherungspolicen und laufende Schadensfälle
• WEG: Teilungserklärung, Beschlusssammlung, Protokolle der Eigentümerversammlungen

Geld und Abrechnungen

• Kontounterlagen und aktuelle Kontostände, in der WEG inklusive Erhaltungsrücklage
• Mietkautionen mit Nachweis der getrennten, insolvenzsicheren Anlage
• Betriebs- und Heizkostenabrechnungen der letzten Jahre samt Belegen
• Offene Forderungen sowie laufende Mahn- und Gerichtsverfahren

Objekt und Technik

• Vollständige Schlüsselliste mit Übergabequittungen
• Technische Dokumentation, Wartungsnachweise, Energieausweis
• Übersicht über laufende Reparaturen und beauftragte Handwerker

Worauf sollten Sie bei der neuen Verwaltung achten?

Achten Sie auf klare Verträge, eine vollständig aufgeschlüsselte Vergütung und verlässliche Kommunikation mit festem Ansprechpartner und zugesagten Reaktionszeiten. Prüfen Sie außerdem die formalen Grundlagen: Gewerbliche Verwalter brauchen eine Erlaubnis nach § 34c GewO und sollten eine ausreichende Berufshaftpflichtversicherung nachweisen können.

Zur Einordnung der Preise: Üblich sind 20 bis 35 € pro Wohneinheit und Monat für die WEG-Verwaltung und 4 bis 8 % der Brutto-Jahresmiete für die Mietverwaltung, bei kleinen Häusern oft als Pauschale. Die Sondereigentumsverwaltung kostet zusätzlich 15 bis 25 € pro Einheit und Monat. Sonderleistungen wie Mieterwechsel oder gerichtliche Begleitung werden separat nach Stunden- oder Pauschalsätzen berechnet. Ein auffällig günstiges Grundhonorar mit langer Sonderleistungsliste ist oft teurer als ein ehrlicher Komplettpreis.

Fragen Sie auch nach der Abrechnungsqualität: Eine sorgfältige Verwaltung trennt die 17 umlagefähigen Betriebskostenarten aus § 2 BetrKV sauber von nicht umlegbaren Kosten und rechnet Heizkosten nach der Heizkostenverordnung zu 50 bis 70 % verbrauchsabhängig ab. Welche Aufgaben WEG- und Mietverwaltung im Detail umfassen, lesen Sie in unserem Überblick WEG-Verwaltung und Mietverwaltung im Vergleich.

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