Was kostet eine Hausverwaltung? Preismodelle und Leistungen

Eine Hausverwaltung lässt sich nicht pauschal beziffern, denn der Preis hängt stark vom einzelnen Objekt ab. Sinnvoller als eine einzelne Zahl ist deshalb die Frage, wie sich die Vergütung zusammensetzt und was dahintersteckt. Wir zeigen Ihnen, welche Abrechnungsmodelle üblich sind, was in der Grundvergütung enthalten ist, welche Kosten Sie nicht auf Ihre Mieter umlegen können und woran Sie erkennen, ob ein Angebot sein Geld wert ist.

Wie wird eine Hausverwaltung abgerechnet?

Schon das Abrechnungsmodell unterscheidet sich je nach Verwaltungsart. In der WEG-Verwaltung wird üblicherweise pro Wohneinheit und Monat abgerechnet. In der Mietverwaltung ist entweder ein Anteil der Jahresmiete oder, gerade bei kleineren Häusern, eine feste Pauschale üblich. Die Sondereigentumsverwaltung einer vermieteten Eigentumswohnung kommt zur WEG-Verwaltung hinzu. Welcher Betrag am Ende konkret herauskommt, ergibt sich aber erst aus Ihrem Objekt. Zu einem seriösen Angebot gehört deshalb immer ein Blick auf die Immobilie, nicht nur eine Zahl aus dem Katalog.

Welche Verwaltungsart zu Ihrem Objekt passt und wie sich die Aufgaben unterscheiden, lesen Sie in unserem Überblick Hausverwaltung: WEG vs. Mietshaus.

Welche Leistungen sind in der Grundvergütung enthalten?

Die Grundvergütung deckt das laufende Tagesgeschäft ab: Zahlungsverkehr, Abrechnungen, Kommunikation mit Mietern oder Eigentümern und die Koordination der Instandhaltung. Alles, was über den Regelbetrieb hinausgeht, etwa ein Mieterwechsel oder eine gerichtliche Begleitung, wird als Sonderleistung separat berechnet und sollte im Vertrag mit Preisen ausgewiesen sein.

Grundleistungen in der Mietverwaltung

• Mieteingangsüberwachung und Mahnwesen
• Betriebs- und Heizkostenabrechnung
• Kommunikation mit Mietern (Schadensmeldungen, Anfragen, Beschwerden)
• Beauftragung und Kontrolle von Handwerkern
• Regelmäßiges Eigentümer-Reporting

Grundleistungen in der WEG-Verwaltung

• Vorbereitung und Durchführung der Eigentümerversammlung
• Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung
• Hausgeldverwaltung und Zahlungsverkehr der Gemeinschaft
• Umsetzung der Beschlüsse und Pflege der Beschlusssammlung

Typische Sonderleistungen

• Neuvermietung bei Mieterwechsel (Inserat, Besichtigungen, Vertrag, Übergabe)
• Begleitung gerichtlicher Verfahren, etwa bei Mietrückständen oder Räumung
• Betreuung größerer Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen, je nach Vertrag

Vergleichen Sie hier genau: Manche Anbieter locken mit einer niedrigen Grundvergütung und verlagern Standardaufgaben in den Sonderleistungskatalog. Entscheidend ist der Gesamtpreis für Ihr konkretes Objekt, nicht die Zahl auf der ersten Angebotsseite.

Wovon hängt der Preis einer Hausverwaltung ab?

Vier Faktoren bestimmen die Vergütung: die Zahl der Einheiten, der Zustand des Gebäudes, die Lage und der vereinbarte Leistungsumfang. Je mehr Wohnungen ein Objekt hat, desto günstiger wird der Preis pro Einheit. Je mehr Arbeit Zustand und Mieterstruktur verursachen, desto höher fällt die Vergütung aus.

• Objektgröße: Ein Zehnparteienhaus verteilt Fixkosten wie Buchhaltung und Abrechnung auf mehr Einheiten als ein Dreifamilienhaus. Pro Wohnung sinkt der Preis.
• Zustand: Sanierungsbedürftige Gebäude bedeuten mehr Schadensmeldungen, mehr Handwerkertermine und mehr Abstimmung. Das schlägt sich in der Vergütung nieder.
• Lage: Anfahrtswege und das regionale Preisniveau spielen mit. Ein Objekt in Streulage kostet in der Betreuung mehr als eines im Kerngebiet des Verwalters.
• Leistungsumfang: Vollverwaltung mit zugesagten Reaktionszeiten und ausführlichem Reporting kostet mehr als ein Basispaket. Wichtig ist, dass der Umfang zu Ihrem Objekt passt.

Kann ich die Verwaltungskosten auf meine Mieter umlegen?

Nein, bei Wohnraum nicht. Verwaltungskosten gehören ausdrücklich nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV) und bleiben beim Eigentümer. In der WEG trägt die Gemeinschaft die Verwaltervergütung über das Hausgeld, also jeder Eigentümer anteilig nach seinem Miteigentumsanteil.

Auf Wohnraummieter umlegen dürfen Sie nur die 17 Betriebskostenpositionen aus § 2 BetrKV, etwa Grundsteuer, Wasser, Müllabfuhr und Gebäudereinigung. Heizkosten sind nach der Heizkostenverordnung zu 50 bis 70 % verbrauchsabhängig abzurechnen. Bei Gewerbemietverträgen kann eine Umlage der Verwaltungskosten vertraglich vereinbart werden, bei Wohnraum ist sie ausgeschlossen. Immerhin: Als Vermieter können Sie die Verwaltungskosten in der Regel als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung absetzen.

Warum wird die billigste Verwaltung oft teuer?

Weil die Folgekosten schlechter Verwaltung die Ersparnis schnell übersteigen. Schon wenige Monate zusätzlicher Leerstand oder eine versäumte Frist können mehr kosten, als der Preisunterschied zwischen einem günstigen und einem soliden Verwalter über ein ganzes Jahr ausmacht. Drei Punkte entscheiden über die wahren Kosten.

Reaktionszeit

Eine Verwaltung, die auf Schadensmeldungen tagelang nicht reagiert, macht aus kleinen Reparaturen teure Schäden und aus zufriedenen Mietern Kündigungen. Fragen Sie konkret nach, in welcher Zeit Anfragen beantwortet werden, und lassen Sie sich das schriftlich zusagen.

Leerstand und Wiedervermietung

Bleibt eine Wohnung nach einem Auszug nur wegen schleppender Neuvermietung einige Monate länger leer, ist der entgangene Mietzins schnell höher als alles, was eine günstigere Verwaltung über ein ganzes Jahr einspart. Eine zügige, professionelle Wiedervermietung ist damit oft mehr wert als ein niedriger Monatspreis.

Mahnwesen und Fristen

Liegen gebliebene Mahnungen lassen Mietrückstände anwachsen, bis am Ende nur noch der Rechtsweg bleibt. Und versäumt die Verwaltung die Betriebskostenabrechnung, wird es richtig teuer: Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen, außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Preis-Leistungs-Checkliste: So vergleichen Sie Angebote

Vergleichen Sie nie nur den Monatspreis, sondern immer den Leistungskatalog dahinter. Ein faires Angebot benennt Grundleistungen und Sonderleistungen mit Preisen, nennt feste Ansprechpartner und Reaktionszeiten und regelt Laufzeit und Kündigungsfrist eindeutig. Was nicht schriftlich zugesagt ist, hilft Ihnen im Streitfall nicht weiter.

• Vollständiger Leistungskatalog: Welche Aufgaben deckt die Grundvergütung ab?
• Sonderleistungen mit konkreten Stunden- oder Pauschalsätzen ausgewiesen
• Erlaubnis nach § 34c GewO (für gewerbliche Verwalter gesetzlich vorgeschrieben)
• Bestehende Berufshaftpflichtversicherung
• Fester Ansprechpartner statt anonymer Hotline
• Schriftlich zugesagte Reaktionszeiten auf Mieter- und Eigentümeranfragen
• Getrennte Konten für Mieten, Kautionen und Hausgeld
• Klare Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist, häufig 3 Monate zum Vertragsende
• Referenzobjekte in der Region und Erfahrung mit vergleichbaren Häusern
• Nachvollziehbare, transparente Abrechnungen mit Belegeinsicht

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