Wohnung vermieten: Ablauf, Unterlagen und typische Fehler

Kurz vorab: Eine Vermietung entscheidet sich an drei Stellen: der richtigen Miete, der sorgfältigen Mieterauswahl und einem sauberen Vertrag. Wer hier gründlich arbeitet, hat jahrelang Ruhe. Wer schludert, riskiert Mietausfall, Streit und unwirksame Klauseln. Dieser Leitfaden führt durch alle sechs Schritte, von der Mietpreis-Einschätzung bis zur Schlüsselübergabe.

Schritt 1: Die Miete marktgerecht festlegen

Anker ist die ortsübliche Vergleichsmiete: Was kosten vergleichbare Wohnungen in Lage, Größe, Baujahr und Ausstattung? Quellen sind der Mietspiegel (falls vorhanden), aktuelle Inserate und die Einschätzung eines ortskundigen Profis. Ob zusätzlich die Mietpreisbremse gilt, hängt davon ab, ob Ihre Gemeinde in der Landesverordnung als angespannter Wohnungsmarkt ausgewiesen ist, das ändert sich mit jeder Neufassung und gehört vor der Neuvermietung geprüft.

Der teuerste Fehler ist eine zu ambitionierte Miete: Jeder Monat Leerstand kostet 8,3 Prozent der Jahresmiete, und überteuerte Inserate ziehen erfahrungsgemäß die schwächeren Bewerber an, während solvente Interessenten weiterscrollen. Eine marktgerechte Miete vermietet schneller und an bessere Mieter, das rechnet sich fast immer.

Schritt 2: Unterlagen vollständig machen

Bevor das Inserat online geht, gehört der Ordner komplett gefüllt:

• Energieausweis: Pflicht, spätestens bei der Besichtigung unaufgefordert vorzulegen. Kennwerte gehören schon ins Inserat. Details im Artikel Energieausweis-Pflicht.
• Grundriss und Wohnflächenberechnung: Die angegebene Fläche sollte stimmen, bei mehr als 10 Prozent Abweichung drohen Mietminderung und Rückforderungen.
• Bei Eigentumswohnungen: Teilungserklärung und die letzten Hausgeldabrechnungen, daraus ergibt sich, welche Kosten Sie umlegen können.
• Gute Fotos: Aufgeräumt, bei Tageslicht, alle Räume. Sie entscheiden über die Zahl und Qualität der Anfragen mehr als jeder Beschreibungstext.

Schritt 3: Inserat schalten und Besichtigungen führen

Ein ehrliches, vollständiges Inserat filtert vor: Kaltmiete, Nebenkosten-Vorauszahlung, Kaution, Verfügbarkeit und Anforderungen klar benennen. Bei vielen Anfragen lohnt eine Vorauswahl per Kurzfragebogen (Einzugstermin, Personenzahl, berufliche Situation), bevor Sie Termine vergeben. Einzeltermine mit ernsthaften Interessenten bringen mehr Erkenntnis als Massenbesichtigungen: Sie sehen den Menschen, der Interessent stellt seine Fragen, und beide Seiten gewinnen einen realistischen Eindruck.

Schritt 4: Mieter sorgfältig prüfen

Die Mieterauswahl ist die wichtigste Einzelentscheidung der ganzen Vermietung. Üblich und zulässig, sobald ein ernsthaftes Mietinteresse besteht:

• Mieterselbstauskunft mit Angaben zu Einkommen, Beschäftigung und Haushaltsgröße. Zulässig sind nur Fragen mit Bezug zum Mietverhältnis, unzulässige Fragen (etwa nach Familienplanung) darf der Interessent falsch beantworten.
• Einkommensnachweise der letzten drei Monate. Faustregel: Die Kaltmiete sollte ein Drittel des Nettoeinkommens nicht deutlich übersteigen.
• SCHUFA-Auskunft (der Interessent holt sie selbst ein) und eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung des Vorvermieters.

Wichtig für den Datenschutz: Diese Unterlagen dürfen Sie erst anfordern, wenn der Bewerber in die engere Wahl kommt, und Unterlagen abgelehnter Bewerber müssen gelöscht werden. Entscheiden Sie am Ende nach Fakten plus persönlichem Eindruck, nicht nach Bauchgefühl allein.

Schritt 5: Der Mietvertrag

Verwenden Sie einen aktuellen, rechtssicheren Vertrag, keine Jahre alte Vorlage aus dem Internet: Veraltete Klauseln, etwa zu Schönheitsreparaturen, sind häufig komplett unwirksam, und dann gilt die gesetzliche Regelung zu Ihren Lasten. Die kritischen Punkte:

Schritt 6: Übergabe mit Protokoll

Bei der Schlüsselübergabe entsteht das Dokument, auf das es Jahre später ankommt: das Übergabeprotokoll. Halten Sie Zählerstände, Zustand aller Räume, vorhandene Mängel und die Zahl der übergebenen Schlüssel fest, ergänzt um Fotos. Beide Seiten unterschreiben, beide erhalten ein Exemplar. Ohne Protokoll wird beim Auszug kaum noch nachweisbar, welcher Schaden wann entstanden ist.

Nach dem Einzug: die laufenden Pflichten

Mit der Vermietung beginnt die Bewirtschaftung: Mieteingänge überwachen, Anliegen und Reparaturen koordinieren und jährlich die Nebenkosten abrechnen. Letzteres hat eine harte Frist: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, sonst sind Nachforderungen ausgeschlossen. Alle Details im Artikel Nebenkostenabrechnung: Fristen, Pflichten und typische Fehler. Wer die laufende Betreuung abgeben möchte, findet im Artikel Was kostet eine Hausverwaltung? die Entscheidungsgrundlage.

Vermieten mit oder ohne Profi?

Alles hier Beschriebene können Sie selbst stemmen, es kostet vor allem Zeit: realistisch 20 bis 40 Stunden pro Vermietung, verteilt über mehrere Wochen. Wenn Sie das abgeben möchten, übernehmen wir den kompletten Prozess, von der Mietpreis-Einschätzung über Inserat, Besichtigungen und Bonitätsprüfung bis zum rechtssicheren Vertrag und der Übergabe. Wie das abläuft, lesen Sie auf der Seite Immobilie vermieten.